¿Sientes que no tienes horas para hacer todo lo que quieres hacer? Si quieres ser más eficiente, y no estresarte con las tareas diarias, apúntate estos consejos de experta para planificar tu día sin agobios y aprovechando el tiempo al máximo.

Hablamos de productividad pero siempre con la mirada hacia uno mismo, es decir, cosas que tenemos, o queremos, hacer a lo largo del día, y no enfocada únicamente al trabajo. El ocio, la casa, el ejercicio físico, la familia, la vida social, gestiones varias… son también parte de nuestra vida y tenemos que gestionarlas lo mejor posible para ir encajando las piezas, como si de un puzzle se tratara, en nuestro calendario. Para planificarse bien y olvidarse de esa sensación tan desagradable de ir siempre corre que te corre sin llegar a todo lo que queremos es necesaria una buena organización.

Apunta tus tareas para ser aumentar tu productividad

Marie Kondo ya nos enseñó a organizar la casa así que es el momento de gestionar nuestro tiempo. Seguramente has tenida alguna vez la impresión de que la vida te supera y de que no tienes tiempo material para hacer todo lo que tienes que hacer y mucho menos para lo que te gustaría hacer. Pues bien, al final es todo una cuestión de prioridades y de organización.

Isabel Llano, más conocida como Isasaweis, explica en su nuevo libro Come de todo, entrena conmigo y cambia tu vida (Ed. Planeta), que “si queremos hacer muchas cosas tenemos que organizarnos”. ¿Cómo propone Isabel en su libro que nos planifiquemos de forma eficaz y de una vez por todas? “La forma que utilizo para acordarme de todo sin que me estalle la cabeza es anotarlo”. Veamos cómo podemos aplicar este gesto de forma efectiva en nuestra vida diaria.

¿De qué forma deberíamos apuntar nuestras tareas para poder organizarnos bien y no sucumbir al estrés y el agobio? Isabel señala que: “A lo largo de la vida he ido cambiando de estrategias para encontrar el método que mejor me funciona a mí. Por ejemplo, durante muchos años utilicé una agenda de papel. Aunque usara aplicaciones en el móvil, seguía con mi agenda de papel porque, al trabajar en casa, la tenía todo el día delante y me parecía útil. En la práctica, no lo era tanto, porque en muchas ocasiones cuando me pillaba fuera, tenía que anotar cosas en el móvil y, al llegar a casa, pasarlas a la agenda. Esto a lo largo de un año es mucho tiempo perdido, con el riesgo añadido de traspapelar alguna cosa. Actualmente utilizo una aplicación para organizarme”.

El método de organización que propone Isasaweis

Ya sea ayudándonos con papel tradicional o con las nuevas tecnologías, Isasaweis nos explica cuál es el método que mejor le funciona para organizarse, un hábito saludable que le permite descargar la mente y ser más eficiente. “Todos los días, antes de acostarme, reviso mi lista de tareas del día siguiente. Coloco la primera la que he de hacer ese día sí o sí, después la siguiente y así hasta las últimas, que siempre serán las que puedo hacer ese día si me da tiempo, o pasar al día siguiente, o más allá, si llego justa al final de la jornada”.

Isabel hace un repaso a sus tareas y si alguna tiene una hora concreta lo deja señalado para hacerla a esa hora, así puede calcular las cosas que le da tiempo a hacer antes de esa hora, colocando las tareas prioritarias antes y el resto después. Según va pasando la jornada, tacha las tareas que va ejecutando, así es más fácil pasar las que no se han hecho para el día siguiente o agendarlas para otro momento.

Programar tareas que se repiten como hacer la compra, extraescolares, entrenamiento, reunión semanal… se dejan programadas al principio del mes para no tener que andar después acordándote. De esta forma puedes encajar otras actividades sabiendo el tiempo que real del que dispones. Con el paso del tiempo se va integrando de forma natural en el día a día y se adquieren trucos de organización basados en la localización geográfica de las tareas, en su periodicidad o en su complejidad. Al final cada agenda es un mundo pero la forma de llegar a todo es generalizable. Es una forma de cuidar la salud mental y alejar la ansiedad que provoca la carga mental.

Organización: Anotar las tareas hace que el cerebro las tenga más presentes para realizarlas
Anota todas las tareas de la jornada por orden de prioridad para poder ir tachándolas fácilmente. (Pexels)

3 claves para aprender a organizarte mejor

Si hay algo de lo que Isasaweis puede presumir es de ser multitarea, pero bien entendida, una por una. Es una organizadora del tiempo nata y tiene sus trucos para llegar a todo sin desfallecer. En su último libro expone muchos trucos para lograr una mejor gestión emocional y, con respecto a la organización, propone un ejercicio práctico para ayudarnos a mejorar en nuestra gestión del tiempo:

  • Haz una lista de tareas diarias: Por la noche, o a primera hora de la mañana, haz una lista de todo aquello que quieres y/o tienes que hacer en la jornada. No olvides tareas que creas que no tienen importancia, hay que apuntar todo. Si está escrito como algo que hay que realizar nuestro cerebro lo va a tomar como algo que tiene que hacer, algo pendiente, y será más difícil posponerlo u olvidarlo. Bañar al perro, poner la lavadora, tomar un café con una amiga… no sólo hay que apuntar reuniones. Apunta todo aquello a lo que quieres llegar en el día.

  • Organízalas por orden de prioridad: Una vez que tienes tu listado de tareas lo ideal es planificarlas por orden de prioridad. Isabel recomienda puntuar del 1 al 5 en importancia siendo 5 la más importante. También puedes hacer una diferenciación según la duración de la tarea para afinar aún más tu organización. ¡Incluso puedes utilizar colores para separar las tareas por áreas!

  • Divide las tareas grandes: Las tareas grandes, Isa recomienda panelarlas en diferentes divisiones. Así será más fácil realizarlas y no quedará pendiente esa tarea abrumadoramente grande de manera indefinida. Por ejemplo, si la tarea es ordenar el trastero, subdivídela en tareas más pequeñas que lleguen a completarla como organizar una estantería o revisar una caja, hasta poder completarla.

Como a todo el mundo, a Isasaweis también hay tareas que le resultan más complejas o tediosas, es de lo más humano, pero postergar esas tareas no es la solución. Ella explica en su libro que siempre que le ocurre esto piensa en esta frase para motivarse: “Procrastinar es evitar algo que se debe hacer. Es posponer las cosas esperando que mejoren mágicamente. Pero las cosas no mejoran, empeoran”.